Questions et réponses sur l’application en ligne narcoreg.be pour les bons de stupéfiant

  1. Questions et réponses sur l’application en ligne narcoreg.be pour les bons de stupéfiant
  2. Questions et réponses spécifiques aux pharmaciens
  3. Questions et réponses spécifiques à l’usage vétérinaire

 

Questions et réponses sur l’application en ligne narcoreg.be pour les bons de stupéfiant

 

1. Puis-je choisir entre les bons de stupéfiant en papier et le système de bons de stupéfiant numériques ?
Non, à partir du 1er septembre 2023, le système numérique sera obligatoire. Cela signifie également que les registres de vente mensuels ne devront plus être transmis par courriel à l’AFMPS.

 

2. En tant que grossiste-distributeur, dois-je encoder uniquement mes achats de médicaments (pour lesquels un bon était nécessaire auparavant), ou aussi mes ventes ?
Vous devez encoder vos achats et vos ventes.

 

3. La livraison que j’ai reçue est erronée. Dois-je également déclarer cette livraison dans le système ?
Les livraisons incorrectes ne doivent pas être enregistrées.

 

Correction d'enregistrements antérieurs : 
Si une partie (fournisseur ou destinataire) a enregistré une livraison incorrecte avant que l'erreur ne soit détectée, cette partie doit réenregistrer la livraison avec une quantité négative à corriger.

  • Annulation par le fournisseur uniquement : si le fournisseur a enregistré la livraison mais pas le destinataire, seul le fournisseur doit annuler l'envoi en introduisant une quantité négative (voir le manuel "déclaration négative", §3.2).
  • Annulation par le destinataire uniquement : si le destinataire a enregistré la livraison mais pas le fournisseur, seul le destinataire doit annuler l'envoi en introduisant une quantité négative (voir le manuel "déclaration négative", point 3.2).
  • Annuler une livraison confirmée : si le destinataire et le fournisseur ont déjà confirmé une livraison dans Narcoreg, les deux parties doivent annuler la confirmation en introduisant une quantité négative (voir le manuel "déclaration négative" §3.2).

Veuillez noter qu'en cas d’utilisation de l’interface REST ou de téléchargement CSV, la correction, c'est-à-dire la déclaration négative, peut être transmise par cette voie. Contactez votre développeur de logiciel pour obtenir plus de détails sur la manière dont cette fonctionnalité est implémentée dans votre logiciel. Si cette fonctionnalité n'est pas implémentée dans votre logiciel, vous devrez soumettre cette correction (déclaration négative) manuellement via www.narcoreg.be.

Enregistrement de la livraison correcte : 
La livraison correcte doit être enregistrée dans Narcoreg avec une nouvelle date de livraison. Cela doit être fait tant par le fournisseur que par le destinataire.
 

4. Quand faut-il procéder à l’enregistrement ?
Au plus tard 30 jours après la réception ou l’envoi des marchandises.

 

5. Les déclarations doivent être introduites tous les mois. Cela signifie-t-il que tous les produits qui ont été reçus au cours d’un mois donné doivent être encodés à la fin dudit mois ? Ou bien dispose-t-on d’un mois à partir de la date de réception du produit ?
Vous disposez de 30 jours calendriers à partir du jour de réception ou d’envoi du produit. Un client peut encoder les produits dans le système uniquement s’il les a reçus (la date de réception est requise). L’AFMPS effectue donc le contrôle a posteriori.

 

6. En tant que grossiste, dois-je vérifier si mes clients ont encodé leur achat avant de pouvoir leur fournir les médicaments ?
Non, c’est l’AFMPS qui se charge du contrôle a posteriori.

 

7. Que faut-il encoder à la réception des substances stupéfiantes ?
Il est nécessaire d’encoder dans le système à la fois les achats et les ventes.

 

8. Dans le cas d’institutions qui ne sont pas des pharmacies, qui peut enregistrer une déclaration dans le système ?
Tout utilisateur dont l'accès a été configuré conformément au manuel peut enregistrer une déclaration.

 

9. Dois-je continuer à tenir à jour un registre « in/out » (arrêté royal du 6 septembre 2017, article 25, § 1) ?
Oui, ceci est obligatoire pour les substances énumérées aux annexes I, II, III et IV.

 

10. Dois-je continuer à transmettre chaque mois à l’AFMPS un registre de la fourniture des substances mentionnées aux annexes IA, IB, II et IVB (article 25, § 5) ?
Non. Ce ne sera plus obligatoire à partir du 1er septembre 2023.

 

11. Dois-je encoder les importations ou les exportations ?
Non, vous devez uniquement encoder les livraisons et réceptions en Belgique.

 

12. Comment puis-je rectifier la situation en cas d’oubli ?
Il est possible d’encoder les données a posteriori.

 

13. Que dois-je faire en cas de retour ?
Le retour doit être enregistré dans le système comme une « vente » par la partie qui renvoie la marchandise et comme un « achat » par la partie qui reçoit la marchandise en retour. Attention ! Le retour d'une livraison erronée ne doit pas être enregistré dans le système. Voir question 3.

 

14. Si la livraison est incomplète, la commande est mentionnée dans le système avec le statut « incomplet ». Une fois que le reste de la commande a été livré et donc que celle-ci est complète, la commande est supprimée du système et une date de livraison est attribuée à l’ensemble de la commande. Est-ce un problème d’encoder sur une seule ligne des produits qui font partie de la même commande et ont le même CNK mais qui sont reçus à des dates différentes (donc en deux fois) ? Ou faut-il les encoder par date de réception ?
Ils doivent être encodés par date de réception.

 

15. Dois-je continuer à vérifier l'autorisation d'activité si je constate que l'acheteur est présent dans le système ?
Oui, car ce n’est pas le système qui contrôle les substances autorisées/la remarque formulée pour contextualiser l’autorisation.

 

16. Que faire en cas de livraison à une pharmacie avec un site de PMI dont l’adresse diffère de celle de la pharmacie ?
Le grossiste doit examiner l’autorisation d’activité et encoder la vente avec le numéro APB de la pharmacie.

 

17. Qui est le Gestionnaire d’Accès Principal (GAP) de mon organisation ?
Le nom du titulaire de cette fonction figure dans la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Le Gestionnaire d'Accès Principal peut vous désigner comme Gestionnaire d'Accès (GA) ou comme utilisateur. L'AFMPS n'a aucune visibilité sur ce qui est configuré pour votre entreprise via CSAM. Si vous êtes connu dans CSAM, connectez-vous au moyen de ce lien avec e-ID ou itsme en cliquant sur « Gestion des accès » à droite. Sélectionnez votre entreprise et cliquez sur « Vos responsables » en haut à droite. Vous y trouverez le nom du gestionnaire d'accès principal que vous pouvez contacter en interne.

 

18. Comment faire pour désigner un gestionnaire d'accès principal (GAP) dans CSAM s’il n’a pas la nationalité belge et donc pas de numéro de registre national ?
Si le représentant légal n’a pas de numéro de registre national, il peut utiliser son numéro bis. Pour ce faire, veuillez suivre les instructions du manuel (§ 2.2.3.2.2.).

 

19. Notre distributeur peut-il continuer à enregistrer des déclarations à notre place, comme c’était le cas auparavant avec les bons de stupéfiants en version papier ? Le distributeur dispose aussi d'une personne responsable « sur place » pour notre autorisation d’activités.
Oui, c’est autorisé. Votre organisation doit désigner un gestionnaire d'accès principal (GAP) dans CSAM (le représentant légal de votre organisation). Ce GAP pourra ensuite désigner un gestionnaire d'accès (GA) ou un utilisateur chez votre distributeur qui pourra enregistrer vos déclarations. Vous pourrez continuer à consulter ces déclarations sur Narcoreg. Attention ! L'accès à Narcoreg pour le personnel de votre organisation doit aussi être configuré à l'aide du manuel afin qu'ils puissent continuer à consulter les déclarations.

 

20. Puis-je aussi consulter les déclarations de mes collègues ?
Oui, toute personne ayant accès à Narcoreg au nom de l'organisation peut consulter les déclarations des autres.

 

21. Dois-je indiquer à la fois le code du stupéfiant et le code CNK dans ma déclaration ?
Non, un seul des deux champs suffit pour enregistrer une déclaration. Le système remplit automatiquement l'autre champ. Si vous le souhaitez, vous pouvez remplir les deux champs.

 

22. Quelle unité dois-je utiliser pour les matières premières ?
L'unité à utiliser pour les matières premières pharmaceutiques est décrite dans la procédure, ainsi que sur Narcoreg, et est la suivante :
•    pour les matières premières en vrac = en grammes ;
•    pour les matières premières pharmaceutiques = par emballage.
Par exemple : pour la morphine HCl (code du stupéfiant 061200), elle doit être en grammes, alors que pour la morphine HCl FSA 5 G (code du stupéfiant 061308 et CNK 4486924), elle doit être par emballage.

 

23. Les en-têtes (« headers ») du modèle de fichier CSV sont-ils obligatoires ?
Oui. Sans les en-têtes, le fichier CSV, et donc les déclarations, ne peuvent pas être téléchargés.

 

24. Les livraisons commandées avant le 1er septembre avec un bon de stupéfiant en papier mais livrées après le 1er septembre, doivent-elles être enregistrées dans Narcoreg ?
Oui, la réception doit être enregistrée dans Narcoreg. Toutefois, le bon de stupéfiant en papier doit être conservé.

 

25. Qu'en est-il des bons de stupéfiant en papier préparés en septembre 2023 ?
Un bon de stupéfiant fait en septembre peut être annulé et détruit, sauf s'il s'agit d'une correction tardive d'une livraison effectuée avant le 1er septembre. Dans ce cas, le bon de stupéfiant doit être conservé.

 

26. ll me reste des bons de stupéfiant en papier, que dois-je en faire ?
Les bons de stupéfiant en papier ne seront plus utilisés à partir du 1er septembre, détruisez-les en les déchirant.

 

27. Il manque des zéros non significatifs dans la liste des partenaires commerciaux ou dans la liste des codes du stupéfiant. Est-ce normal ?

Ouvrez les deux fichiers via le bloc-notes afin que les zéros soient visibles.

  • a. Trouvez le fichier CSV sur votre ordinateur.
  • b. Cliquez sur le fichier avec le bouton droit de la souris.
  • c. Sélectionnez "Ouvrir avec" et choisissez "Bloc-notes" dans la liste des programmes.
     

 

28. En tant que fournisseurs, nous aimerions être tenus au courant des modifications apportées à la liste des partenaires commerciaux et des codes du stupéfiant. Est-ce possible ?
Un emplacement FTP sera fourni à cet effet. Contactez bonstup-integration@smals.be pour plus d'informations.

 

29. Comment dois-je m’inscrire en cas de nouvelle commande ?
Le destinataire introduit le code de l'établissement qui délivre le stupéfiant (voir en haut du bon de livraison) L'établissement qui délivre le stupéfiant devra donc également en enregistrer la vente.

 

 

 

Questions et réponses spécifiques aux pharmacienspecifieke vragen en antwoorden voor apothekers

 

30. Qui a accès à Narcoreg ?
  Titulaire Adjoint Remplaçant Stagiaire
Pharmacie ouverte au public V V V X
Pharmacie hospitalière V V X V

 

 

31. Est-ce que seul le titulaire de la pharmacie peut enregistrer des déclarations ?
Non, les pharmaciens adjoints ou les pharmaciens remplaçants peuvent également accéder à Narcoreg. Toutefois, les pharmaciens remplaçants doivent d'abord être configurés dans CSAM par le gestionnaire d’accès principal (GAP) avant de pouvoir se connecter. Le manuel (§ 2.2.3.2.1 et ensuite § 2.2.7.1 ) décrit étape par étape comment procéder.

 

32. Je suis pharmacien adjoint, pourquoi ne puis-je pas me connecter à Narcoreg ?
Contactez l'INAMI à l'adresse dossierpharma@riziv-inami.fgov.be pour vérifier vos coordonnées en tant que pharmacien auxiliaire.

 

33. Je suis pharmacien remplaçant d'une pharmacie ouverte au public, pourquoi ne puis-je pas me connecter à Narcoreg ?
Les pharmaciens remplaçants d'une pharmacie ouverte au public doivent d'abord être configurés dans CSAM par le gestionnaire d’accès principal (GAP) avant de pouvoir se connecter. Le manuel (d'abord § 2.2.3.2.1 et ensuite § 2.2.7.1) décrit étape par étape comment procéder. Seuls les titulaires et les pharmaciens auxiliaires peuvent actuellement se connecter au système sans configuration préalable. Attention : les titulaires sans nationalité belge doivent exceptionnellement être configurés dans CSAM (manuel § 2.2.3.2.2.).

 

34. Les stagiaires ont-ils également accès à Narcoreg ?
Les pharmaciens hospitaliers en formation peuvent contacter l'INAMI à l'adresse dossierpharma@riziv-inami.fgov.be pour s'inscrire en tant que pharmaciens adjoints. De cette manière, ils peuvent avoir accès à Narcoreg.

 

35. Qu'est-ce que mon numéro d'institution ?
Le numéro d'institution se compose de huit chiffres, à savoir votre numéro APB et deux chiffres de contrôle. Le numéro d'institution correspond au numéro INAMI de la pharmacie. Le pharmacien-titulaire trouve ce numéro de la manière suivante : a. se connecter à l'application web ; b. cliquer sur « Soumettre une déclaration » ; c. le numéro à côté de « Identifiant du déclarant » correspond au numéro d'institution.

 

36. Je suis pharmacien remplaçant pour une pharmacie ouverte au public. Le titulaire est absent depuis longtemps. Comment puis-je accéder à Narcoreg ?
  • Si vous êtes un pharmacien remplaçant qui n'est pas titulaire d'une autre pharmacie :
    Dans ce cas, eHealth, recommande de remplacer temporairement le titulaire ou de désigner un co-titulaire afin d'obtenir l'accès. Cela peut se faire via l'INAMI (dossierpharma@riziv-inami.fgov.be). 
    Une autre possibilité est que le pharmacien adjoint se connecte à Narcoreg, puisqu'il a un accès direct. Voir la question 32 si l'adjoint n'y a pas accès.
  • Si vous êtes un pharmacien remplaçant déjà titulaire d'une autre pharmacie :
    un pharmacien adjoint devra se connecter à Narcoreg, puisqu'il a un accès direct. Voir la question 32 si l'adjoint n’y a pas accès.

 

37. Je suis titulaire et je serai absent pour une longue période. Dois-je prendre des dispositions concernant Narcoreg avant mon départ ?
Si vous connaissez déjà la personne qui vous remplacera, il est recommandé de configurer son accès. Pour ce faire, suivez d'abord l'étape 2.2.3.2.1 du manuel, puis l'étape 2.2.7.1. En outre, via CSAM, il est possible de nommer un co-Gestionnaire d’Accès Principal (co-GAP) ou un Gestionnaire d'Accès (GA) qui peut également donner accès à des pharmaciens remplaçants. Cela s'applique non seulement à Narcoreg, mais aussi aux autres applications eHealth. Il peut être intéressant pour les chaînes de pharmacies de nommer des superviseurs comme co-GA ou GA en cas d'absence du titulaire. Le manuel CSAM explique ici comment les co-GA ou GA peuvent être nommés. Le titulaire devra mettre cela en place en tant que Gestionnaire d’Accès Principal.

 

38. Je suis titulaire d'une pharmacie et de nationalité étrangère. Je n'ai pas de carte d'identité et ne peux pas me connecter à Narcoreg. Que dois-je faire pour me connecter à l’application ?
Vous pouvez désigner un Gestionnaire d'Accès Principal (GAP) conformément à la « procédure exceptionnelle ». Pour ce faire, veuillez suivre les instructions du manuel (§ 2.2.3.2.2.).

 

39. Je peux uniquement sélectionner le profil de mon ancien employeur, même si je travaille aujourd’hui pour une autre pharmacie. Comment effectuer le changement ?
Veuillez prendre contact avec l’INAMI à l'adresse dossierpharma@riziv-inami.fgov.be en expliquant que vous ne travaillez plus pour votre ancien employeur. Cela permettra à l'INAMI de modifier vos données dans coBRHA. Notre application utilise en effet les données provenant de la banque de données coBRHA.

 

40. L'adresse de ma pharmacie est erronée dans Narcoreg. Comment la rectifier ?
Veuillez prendre contact avec l’INAMI à l'adresse dossierpharma@riziv-inami.fgov.be.

 

41. En tant que pharmacien, dois-je uniquement enregistrer mes achats de médicaments ou bien dois-je aussi enregistrer mes ventes (par exemple, en cas de retour à mon grossiste) ?
Vous devez enregistrer vos achats ainsi que vos ventes (dépannage d’autres pharmacies dans des cas urgents ou retours au grossiste). Les ventes aux patients ne doivent pas être enregistrées. Attention ! Le retour d’une livraison erronée par le grossiste ne doit pas être enregistré dans le système. Voir question 3.

 

42. Que faire en cas de dépannage entre pharmaciens ?
La transaction doit être enregistrée par l'expéditeur et par le destinataire. Par exemple : la pharmacie X livre à la pharmacie Y. La pharmacie X (fournisseur) enregistre une vente dans Narcoreg. Elle dispose pour cela d'un délai de 30 jours à compter de l'expédition. La pharmacie Y (destinataire) enregistre un achat dans Narcoreg. Elle dispose pour cela de 30 jours à compter de la réception.

 

43. Dois-je également enregistrer mes ventes aux patients ?
Non.

 

44. Que faire si un produit est retourné par une pharmacie ?
Il convient de l’encoder dans le système comme « vente » par la pharmacie et comme « achat » par le grossiste. Attention ! Le retour d’une livraison erronée par le grossiste ne doit pas être enregistré dans le système. Voir question 3.

 

45. Un de nos clients nous a demandé d'inclure l'anesthésie dans notre série de conditionnements de PMI. Devons-nous l'enregistrer dans Narcoreg ?
Oui, veuillez en informer l’AFMPS en temps utile à l'adresse narcotics@afmps.be afin que nous puissions créer un code du stupéfiant. Il pourra ainsi être enregistré dans Narcoreg.

 

46. En tant que pharmacie, nous vendons des stupéfiants aux vétérinaires. Doit-on enregistrer ces stupéfiants dans Narcoreg ?
Non, aucune des deux parties ne doit l'indiquer dans Narcoreg. Cet enregistrement se fait toujours par le biais du bon de commande, comme c’était le cas auparavant.

 

 

 

Questions et réponses spécifiques à l’usage vétérinaire

 

47. En tant que vétérinaire, j'achète des stupéfiants en pharmacie. Doit-on enregistrer ces stupéfiants dans Narcoreg ?
Non, aucune des deux parties ne doit l'indiquer dans Narcoreg. Cet enregistrement se fait toujours par le biais du bon de commande, comme c’était le cas auparavant

 

48. En tant que grossiste vétérinaire, j’achète des stupéfiants auprès de fabricants vétérinaires. Doit-on enregistrer ces stupéfiants dans Narcoreg ?
Oui, le grossiste vétérinaire enregistre l'achat au moyen de Narcoreg et le fabricant vétérinaire enregistre la vente au moyen de Narcoreg.

 

49. En tant que grossiste vétérinaire, je vends des stupéfiants aux pharmaciens. Doit-on enregistrer ces stupéfiants dans Narcoreg ?
Oui, le grossiste vétérinaire enregistre la vente au moyen de Narcoreg et le vétérinaire enregistre l’achat au moyen de Narcoreg.

 

50. En tant que grossiste vétérinaire, je vends des stupéfiants à d'autres grossistes vétérinaires. Doit-on enregistrer ces stupéfiants dans Narcoreg ?
Oui, le grossiste qui achète les stupéfiants enregistre l'achat au moyen de Narcoreg et le grossiste qui vend les stupéfiants enregistre la vente au moyen de Narcoreg.

 

 

 

 

Dernière mise à jour le 23/01/2024