1. Questions et réponses sur l’application en ligne www.narcoreg.be pour les bons de stupéfiant
Puis-je choisir entre la version papier et le système numérique pour les bons de stupéfiant ?
Non, le système numérique est obligatoire depuis le 1er septembre 2023. Ceci signifie donc également que les registres de vente mensuels ne devront plus être transmis par e-mail à l’AFMPS.
En tant que grossiste-répartiteur, dois-je encoder mes achats de médicaments (pour lesquels un bon était nécessaire auparavant) uniquement ou aussi mes ventes ?
Vous devez encoder vos achats et vos ventes.
J’ai reçu une livraison erronée, que j’ai renvoyée dans une tournée de livraison ultérieure ou qui a été récupérée par le fournisseur. Dois-je également déclarer cette livraison dans le système ?
Les livraisons erronées ne doivent pas être encodées.
Corrections d’enregistrements antérieurs
Si une partie (fournisseur ou destinataire) a enregistré une livraison incorrecte avant que l’erreur ne soit découverte, cette partie doit réenregistrer la livraison avec une quantité négative à corriger.
Annulation par le fournisseur uniquement : si le fournisseur a enregistré la livraison mais pas le destinataire, seul le fournisseur doit annuler l'envoi en introduisant une quantité négative (voir le manuel « déclaration négative », § 6).
Annulation par le destinataire uniquement : si le destinataire a enregistré la livraison mais pas le fournisseur, seul le destinataire doit annuler l'envoi en introduisant une quantité négative (voir le manuel « déclaration négative », § 6).
Annulation d'une livraison confirmée : si le destinataire et le fournisseur ont déjà confirmé une livraison dans Narcoreg, les deux parties doivent annuler la confirmation en introduisant une quantité négative (voir le manuel « déclaration négative », point 6).
Veuillez noter qu'en cas d'interface REST ou de téléchargement CSV, la correction, c'est-à-dire la déclaration négative, peut être transmise par cette voie. Contactez votre développeur de logiciel pour obtenir plus de détails sur la façon dont cette fonctionnalité est implémentée dans votre logiciel. Si cette fonctionnalité n'est pas implémentée dans votre logiciel, vous devrez soumettre manuellement cette correction (déclaration négative) via www.narcoreg.be
Enregistrement d’une livraison correcte
La livraison correcte doit être enregistrée dans Narcoreg avec une nouvelle date de livraison. Tant le fournisseur que le destinataire doivent le faire.
Quand faut-il procéder à l’encodage ?
Au plus tard 30 jours civils après la réception ou l’envoi des marchandises.
Les déclarations doivent être introduites tous les mois : Cela signifie-t-il que tous les produits qui ont été reçus au cours d’un mois donné doivent être encodés à la fin dudit mois ? Ou bien dispose-t-on effectivement d’un mois à partir de la date de réception du produit ?
Vous disposez de 30 jours civils à partir du jour où le produit a été reçu/envoyé. Un client peut encoder les produits dans le système uniquement s’il les a reçus. (La date de réception est requise.) L’AFMPS effectue donc le contrôle a posteriori.
En tant que distributeur en gros, dois-je vérifier si mes clients ont encodé leur achat avant de pouvoir leur fournir les médicaments ?
Non, c’est l’AFMPS qui se charge du contrôle a posteriori.
Que faut-il encoder à la réception des substances stupéfiantes ?
Il convient d’encoder tant les achats que les ventes dans le système.
Pour les institutions qui ne sont pas des pharmacies, qui peut enregistrer une déclaration dans le système ?
Tout utilisateur dont l'accès a été configuré conformément au manuel peut enregistrer une déclaration.
Dois-je continuer à tenir à jour un registre in/out (arrêté royal du 6 septembre 2017, article 25, § 1er) ?
Oui, ceci est obligatoire pour les substances énumérées aux annexes I, II, III et IV.
Dois-je continuer à transmettre chaque mois à l’AFMPS un registre de la fourniture des substances mentionnées aux annexes IA, IB, II et IVB (article 25, § 5) ?
Ce n’est plus obligatoire depuis le 1er septembre 2023.
Dois-je encoder les importations et/ou les exportations ?
Non, vous devez uniquement encoder les livraisons et réceptions en Belgique.
Comment puis-je rectifier la situation en cas d’oubli ?
Il est possible d’encoder les données a posteriori.
Que dois-je faire en cas de retour ?
Le retour doit être enregistré dans Narcoreg comme une « vente » par la partie qui renvoie la marchandise et comme un « achat » par la partie qui reçoit la marchandise en retour. Il s'agit purement de termes utilisés dans le système pour enregistrer la transaction et qui ne reflètent pas une vente ou un achat réel. Attention : le retour d'une livraison erronée ne doit pas être enregistré dans le système. Voir aussi la question plus haut.
Si la livraison est incomplète, la commande est mentionnée dans le système avec le statut « incomplet ». Une fois que le reste de la commande a été livré et donc que celle-ci est complète, la commande est supprimée du système et une date de livraison est attribuée à l’ensemble de la commande. Est-ce un problème d’encoder sur une seule ligne des produits qui font partie de la même commande et ont le même CNK mais qui sont reçus à des dates différentes (donc en deux fois) ? Ou faut-il les encoder par date de réception ?
Ils doivent être encodés par date de réception.
Dois-je continuer à vérifier l’autorisation d’activités si je constate que l’acheteur figure dans le système ?
Oui, le contrôle des substances autorisées/la remarque formulée pour contextualiser l’autorisation n'est pas effectué par le système.
Comment les activités PMI externalisées sont-elles enregistrées dans Narcoreg ?
Dans les activités PMI externalisées, la pharmacie sous-traitante enregistre les conditionnements complets de médicaments comme ayant été livrés par le grossiste, même si la pharmacie n'a pas reçu physiquement les conditionnements complets elle-même. Le grossiste enregistre les conditionnements complets comme étant livrés en une seule fois à la pharmacie sous-traitante. Les activités PMI ne sont pas visibles dans Narcoreg. Par conséquent, le grossiste doit fournir une facture ou (une copie du) bon de livraison à la pharmacie sous-traitante à temps pour qu'elle puisse procéder à l'enregistrement de l'ensemble des conditionnements dans le délai légal de 30 jours.
Qui est le gestionnaire d’accès principal (GAP) de mon organisation ?
Le nom du titulaire de cette fonction figure dans la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Le gestionnaire d'accès principal peut vous désigner comme gestionnaire d'accès (GA) ou comme utilisateur.
L’AFMPS n’a aucune visibilité sur ce qui est configuré pour votre entreprise via CSAM. Si vous êtes connu dans CSAM, connectez-vous via ce lien en utilisant e-ID ou itsme en cliquant sur « Gestion des accès » à droite. Sélectionnez votre entreprise et cliquez en haut à droite sur « Vos responsables ». Vous y trouverez le nom du gestionnaire d’accès principal que vous pouvez contacter en interne.
Comment faire pour désigner un gestionnaire d'accès principal (GAP) dans CSAM qui n’a pas la nationalité belge et donc pas de numéro de registre national ?
Si le représentant légal n’a pas de numéro de registre national, il peut utiliser son numéro bis. Pour ce faire, veuillez suivre les instructions du manuel (§ 2.2.1).
Notre distributeur peut-il continuer à enregistrer des déclarations à notre place, comme c’était le cas auparavant avec les bons de stupéfiants papier ? Le distributeur dispose également d'une personne responsable sur site pour notre autorisation d’activités.
Oui, c’est autorisé. Votre organisation doit désigner un gestionnaire d'accès principal (GAP) dans CSAM (le représentant légal de votre organisation). Ce GAP pourra ensuite désigner un gestionnaire d'accès (GA) ou un utilisateur chez votre distributeur qui pourra enregistrer vos déclarations. Vous pourrez continuer à consulter ces déclarations sur Narcoreg. Attention : l'accès à Narcoreg pour les collaborateurs de votre organisation doit également être configuré à l'aide du manuel afin qu'ils puissent continuer à consulter les déclarations.
Puis-je également consulter les déclarations de mes collègues ?
Oui, toute personne ayant accès à Narcoreg au nom de l'organisation peut accéder aux déclarations des autres.
Dois-je indiquer à la fois le code de stupéfiant et le code CNK dans ma déclaration ?
Non, un seul des deux champs suffit pour enregistrer une déclaration. Le système remplit automatiquement l'autre champ. Si vous le souhaitez, vous pouvez remplir les deux champs.
Quelle unité dois-je utiliser pour la quantité ?
L’unité à utiliser est décrite dans le manuel, ainsi que sur Narcoreg, et est la suivante :
pour les matières premières vrac = gramme ;
pour les médicaments et les matières premières pharmaceutiques = par emballage (complet).
Par exemple, pour la morphine HCl (code de stupéfiant 061200), il faut travailler en grammes, alors que pour la morphine HCl FSA 5 G (code de stupéfiant 061308 et CNK 4486924), il faut travailler par emballage.
Les « en-têtes » (headers) du modèle de fichier CSV sont-ils obligatoires ?
Oui. Sans les « en-têtes », le fichier CSV, et donc les déclarations, ne peuvent pas être téléchargées.
Les livraisons commandées avec un bon de stupéfiant papier avant le 1er septembre mais livrées après le 1er septembre doivent-elles être enregistrées dans Narcoreg ?
Oui, la réception doit être enregistrée dans Narcoreg. Toutefois, le bon de stupéfiant papier doit être conservé.
Qu'en est-il des bons de stupéfiant en papier établis en septembre 2023 ?
Un bon de stupéfiant établi en septembre peut être annulé et détruit, sauf s'il s'agit d'une correction tardive d'une livraison effectuée avant le 1er septembre. Dans ce cas, le bon de stupéfiant doit être conservé.
Il me reste encore des bons de stupéfiant en papier, que dois-je en faire ?
Les bons de stupéfiant (papier) ne sont plus utilisés depuis le 1er septembre 2023. Vous pouvez les détruire en les déchirant.
Il manque des zéros non significatifs dans la liste des partenaires commerciaux ou dans la liste des codes du stupéfiant. Est-ce normal ?
Ouvrez les deux fichiers via le bloc-notes, afin que les zéros soient visibles.
a. Recherchez le fichier CSV sur votre ordinateur.
b. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier.
c. Sélectionnez « Ouvrir avec » et ensuite « Bloc-notes » dans la liste des programmes.
En tant que fournisseurs, nous aimerions être tenus au courant des modifications apportées à la liste des partenaires commerciaux et des codes de stupéfiant. Est-ce possible ?
Cette question est en cours d'examen en interne. Veuillez contacter narcotics@afmps.be pour plus d'informations.
Comment dois-je enregistrer en cas de réaffectation de commande?
Le destinataire introduit le code de l'établissement qui délivre les stupéfiants (voir la note d’envoi). L'établissement qui délivre les stupéfiants devra donc également enregistrer l’envoi des stupéfiants.
Que faire en cas de déménagement vers un nouveau lieu d'activité ?
Lorsque vous vous installez dans un nouveau lieu d'activité, l’autorisation en cours est résiliée et vous recevez une nouvelle autorisation. Le transfert des stupéfiants de l’ancien vers le nouveau numéro d'autorisation doit être enregistré à temps dans Narcoreg.
2. Questions et réponses spécifiques aux pharmaciens
Qui a accès à Narcoreg ?
Le titulaire de la pharmacie est-il le seul à pouvoir enregistrer les déclarations ?
Non, les pharmaciens adjoints ou les pharmaciens remplaçants peuvent également accéder à Narcoreg. Toutefois, les pharmaciens remplaçants doivent d'abord être configurés dans CSAM par le gestionnaire d’accès principal (GAP) avant de pouvoir se connecter. Le manuel (§ 2.1 ) décrit étape par étape comment procéder.
Je suis pharmacien adjoint, pourquoi ne puis-je pas me connecter à Narcoreg ?
Je suis pharmacien remplaçant d'une pharmacie ouverte au public, pourquoi ne puis-je pas me connecter à Narcoreg ?
Les pharmaciens remplaçants d'une pharmacie ouverte au public doivent d'abord être configurés dans CSAM par le gestionnaire d’accès principal (GAP) avant de pouvoir se connecter. Le manuel § 2.1 décrit étape par étape comment procéder. Seuls les titulaires et les pharmaciens adjoints peuvent actuellement se connecter au système sans configuration préalable. Attention : les titulaires sans nationalité belge doivent exceptionnellement être configurés dans CSAM.
Les stagiaires ont-ils également accès à Narcoreg ?
Les pharmaciens hospitaliers en formation peuvent contacter l'INAMI à l'adresse dossierpharma@riziv-inami.fgov.be pour s'inscrire en tant que pharmaciens adjoints. De cette manière, ils peuvent avoir accès à Narcoreg.
Qu’est-ce que mon numéro d’institution ?
Le numéro d'institution se compose de huit chiffres, à savoir votre numéro APB et deux chiffres de contrôle. Le numéro d'institution correspond au numéro INAMI de la pharmacie. Le pharmacien-titulaire trouve ce numéro de la manière suivante : a. se connecter à l'application web ; b. cliquer sur « Soumettre une déclaration » ; c. le numéro à côté de « Identifiant du déclarant » correspond au numéro d'institution.
Je suis pharmacien remplaçant pour une pharmacie ouverte au public. Le titulaire est absent depuis longtemps. Comment puis-je accéder à Narcoreg ?
Si vous êtes un pharmacien remplaçant qui n'est pas titulaire d'une autre pharmacie :
Dans ce cas, eHealth, recommande de remplacer temporairement le titulaire ou de désigner un co-titulaire afin d'obtenir l'accès. Cela peut se faire via l'INAMI (dossierpharma@riziv-inami.fgov.be).
Une autre possibilité est que le pharmacien adjoint se connecte à Narcoreg, puisqu'il a un accès direct. Voir les questions précédentes si l'adjoint n'y a pas accès.
Si vous êtes un pharmacien remplaçant déjà titulaire d'une autre pharmacie :
un pharmacien adjoint devra se connecter à Narcoreg, puisqu'il a un accès direct. Voir les questions précédentes si l'adjoint n'y a pas accès.
Je suis titulaire et je serai bientôt en congé de maternité. Dois-je prendre des dispositions concernant Narcoreg avant mon départ ?
Si vous connaissez déjà la personne qui vous remplacera, il est recommandé de configurer son accès. Pour ce faire, suivez l'étape du § 2.1. du manuel. En outre, via CSAM, il est possible de nommer un co-Gestionnaire d’Accès Principal (co-GAP) ou un Gestionnaire d'Accès (GA) qui peut également donner accès à des pharmaciens remplaçants. Cela s'applique non seulement à Narcoreg, mais aussi aux autres applications eHealth. Il peut être intéressant pour les chaînes de pharmacies de nommer des superviseurs comme co-GA ou GA en cas d'absence du titulaire. Le manuel CSAM explique ici comment les co-GA ou GA peuvent être nommés. Le titulaire devra mettre cela en place en tant que Gestionnaire d’Accès Principal.
Je suis titulaire d'une pharmacie et de nationalité étrangère. Je n'ai pas de carte d'identité et ne peux pas me connecter à Narcoreg. Que dois-je faire pour pouvoir me connecter à l’application ?
Vous pouvez désigner un gestionnaire d'accès principal (GAP) conformément à la « procédure exceptionnelle ». Pour ce faire, veuillez suivre les instructions du manuel (§ 2.1.).
Je peux uniquement sélectionner le profil de mon ancien employeur, même si je travaille aujourd’hui pour une autre pharmacie. Comment effectuer le changement ?
Veuillez contacter l’INAMI à l'adresse dossierpharma@riziv-inami.fgov.be en mentionnant que vous ne travaillez plus pour votre ancien employeur. Cela permettra à l'INAMI de modifier vos données dans CoBRHA. Notre application utilise en effet les données provenant de la base de données CoBRHA.
L'adresse de ma pharmacie est erronée dans Narcoreg, comment la modifier ?
En tant que pharmacien, dois-je enregistrer mes achats de médicaments uniquement ou bien dois-je aussi enregistrer mes ventes (p. ex. en cas de retour à mon grossiste) ?
Vous devez enregistrer vos achats ainsi que vos ventes (dépannage d’autres pharmacies dans des cas urgents ou retours au grossiste). Les ventes aux patients ne doivent pas être encodées. Attention : le retour d’une livraison erronée par le grossiste ne doit pas être enregistré dans le système.
Que faire en cas de dépannage entre pharmaciens ?
Cette transaction doit être enregistrée, tant par l'expéditeur que par le destinataire. Par exemple : la pharmacie X livre à la pharmacie Y. La pharmacie X (fournisseur) enregistre une vente dans Narcoreg. Elle dispose pour cela d'un délai de 30 jours à compter de l'expédition. La pharmacie Y (destinataire) enregistre un achat dans Narcoreg. Elle dispose pour cela de 30 jours à compter de la réception.
Dois-je également enregistrer mes ventes aux patients ?
Non
Que faire si un produit est retourné par une pharmacie ?
Il convient de l’encoder dans Narcoreg comme « vente » par la pharmacie et comme « achat » par le grossiste. Il s'agit purement de termes utilisés dans le système pour enregistrer la transaction et qui ne reflètent pas une vente ou un achat réel. Attention : le retour d’une livraison erronée par le grossiste ne doit pas être enregistré dans le système.
En tant que pharmacie, nous vendons des stupéfiants aux vétérinaires. Doit-on enregistrer ces stupéfiants dans Narcoreg ?
Non, aucune des deux parties ne doit l'indiquer dans Narcoreg. Comme auparavant, cet enregistrement se fait toujours par le biais du bon de commande.
Que faire en cas de fusion de pharmacies ?
En cas de fusion où les stupéfiants sont repris par l'une des pharmacies, le transfert doit être enregistré dans Narcoreg en temps utile. Attention : dès que le numéro APB d'une pharmacie est désactivé dans Narcoreg, il ne peut plus être réactivé.
3. Questions et réponses spécifiques à l’usage vétérinaire
En tant que vétérinaire, j'achète des stupéfiants en pharmacie. Doit-on enregistrer ces stupéfiants dans Narcoreg ?
Non, aucune des deux parties ne doit l'indiquer dans Narcoreg. Comme auparavant, cet enregistrement se fait toujours par le biais du bon de commande.
En tant que grossiste vétérinaire, nous achetons des stupéfiants auprès de fabricants vétérinaires. Doit-on enregistrer ces stupéfiants dans Narcoreg ?
Oui, le grossiste vétérinaire enregistre l'achat via Narcoreg et le fabricant vétérinaire enregistre la vente via Narcoreg.
En tant que grossiste vétérinaire, nous vendons des stupéfiants aux pharmaciens. Doit-on enregistrer ces stupéfiants dans Narcoreg ?
Oui, le grossiste vétérinaire enregistre la vente via Narcoreg et le pharmacien enregistre l’achat via Narcoreg.
En tant que grossiste vétérinaire, nous vendons des stupéfiants à d'autres grossistes vétérinaires. Doit-on enregistrer ces stupéfiants dans Narcoreg ?
Oui, le grossiste qui achète les stupéfiants enregistre l'achat via Narcoreg et le grossiste qui vend les stupéfiants enregistre la vente via Narcoreg.