Contexte légal
Le nouveau Règlement européen 536/2014 (Clinical Trial Regulation, CTR) est entré en vigueur après le 31 janvier 2022. Il impose une nouvelle méthodologie pour la réalisation d'essais cliniques de médicaments dans l'Union européenne (UE). Le règlement harmonise les procédures de soumission, d'évaluation et de supervision d'essais cliniques de médicaments dans l'UE par le biais du système central d'information sur les essais cliniques (Clinical Trials Information System, CTIS).
Le cadre juridique au niveau belge pour le traitement des demandes d'essais cliniques introduites conformément au règlement 536/2014 est décrit dans les textes de loi visés ci-dessous.
• Loi du 7 mai 2017 relative aux essais cliniques de médicaments à usage humain
• Arrêté royal du 9 octobre 2017 portant exécution de la loi du 7 mai 2017 relative aux essais cliniques de médicaments à usage humain
Pour déterminer si une étude clinique relève du champ d'application du Règlement européen en tant qu'essai clinique, il est possible de consulter l'arbre décisionnel (annexe I du document Q&A).
Contenu d'un dossier CTR pour un essai clinique
Exigences européennes
Le contenu d'un dossier CTR pour un essai clinique est décrit à l'annexe I du règlement sur les essais cliniques.
Les modèles des documents de demande de la Partie II ont été élaborés par la Commission européenne et sont disponibles au chapitre I d'Eudralex, volume 10.
• Procédure de recrutement et procédure de consentement éclairé
• Indemnisation des participants à un essai
• Déclaration d'intérêt du chercheur principal
Particularités pour Belgique
En Belgique, certaines particularités s'appliquent au contenu du dossier essai clinique CTR. Elles sont décrites dans le document relatif aux particularités pour la Belgique, qui est mis à jour deux fois par an.
Système central d'information (CTIS)
Le CTIS est le point d'accès central pour la soumission des demandes d'essais cliniques dans l'UE et l'Espace économique européen (EEE). Il se compose de plusieurs éléments.
• Un espace de travail pour les promoteurs d'essais cliniques et les organisations qui collaborent avec eux. Cet espace de travail sécurisé permet aux promoteurs d'essais cliniques de préparer leur demande et de compiler les différentes pièces qui doivent être soumises au titre de l'évaluation.
• Un espace de travail pour les autorités compétentes des États membres de l'UE et des pays de l'EEE, ainsi que pour la Commission européenne. Ce portail réservé aux autorités soutient les activités des États membres de l'UE, des pays de l'EEE et de la Commission européenne dans l'évaluation et la supervision des essais cliniques de médicaments.
• Tout citoyen peut accéder via le site web public à des informations détaillées sur tous les essais cliniques réalisés dans l'UE et l'EEE, une fois que les demandes y afférentes auront été soumises et approuvées via le CTIS.
Les États membres de l'UE et les pays de l'EEE évaluent et supervisent les essais cliniques dans le CTIS. L'Agence européenne des médicaments (EMA) développe et maintient le CTIS à jour. La Commission européenne veille à l'interprétation et à la mise en œuvre correctes du règlement sur les essais cliniques.
Traitement des essais cliniques de médicaments dans le CTIS
Les promoteurs d'essais cliniques qui souhaitent obtenir l'approbation d'un essai clinique dans un ou plusieurs États membres de l'UE/EEE ne doivent soumettre via le CTIS qu'un seul formulaire de demande, accompagné du dossier justificatif. La soumission du formulaire de demande d'essai clinique et du dossier justificatif comprend l'enregistrement public de l'essai clinique.
Le CTIS soutiendra les processus d'exploitation quotidiens des États membres de l'UE, des pays de l'EEE et des promoteurs tout au long de la vie d'un essai clinique. Le système prévoit une surveillance réglementaire des essais cliniques et des instruments de supervision et de contrôle.
Enregistrement pour l'utilisation du CTIS
Les parties qui souhaitent utiliser le CTIS doivent disposer d'un compte EMA. Les utilisateurs qui disposent déjà d'un compte EMA, par exemple pour utiliser EudraVigilance ou la base de données Substance, Product, Organisation et Referential (SPOR), n'ont pas besoin de créer un nouveau compte. Les autres peuvent s'inscrire via le système de gestion des comptes de l'EMA.
Les organisations peuvent être amenées à passer par des étapes d'enregistrement supplémentaires en fonction de l'approche de gestion des utilisateurs retenue pour le CTIS. L'approche orientée organisation permet la gestion des utilisateurs par un administrateur au niveau de l'organisation, plutôt qu'au niveau d'un essai individuel. Elle se justifie pour les organisations qui réalisent divers essais via le CTIS. Pour utiliser cette approche orientée organisation, les organisations doivent s'assurer qu'elles sont bien enregistrées dans le système de gestion des organisations de l'EMA et doivent désigner un CTIS High Level Administrator via le système de gestion des comptes de l'EMA.
Informations supplémentaires au sujet de CTIS
• Informations générales sur le règlement sur les essais cliniques et le CTIS
• Manuel du CTIS et foire aux questions (FAQ) pour les promoteurs
• Programme de formation au CTIS
• L'EMA offre également des sessions de formation supplémentaires. Des enregistrements vidéo de ces "walk in clinics" ou "bitesize talks" et des documents d'accompagnement sont disponibles sur cette page.
• Clinical Trials Highlights Newsletter
• Règlement sur les essais cliniques – Eudralex, volume 10, lignes directrices sur les essais cliniques
• Un document de questions-réponses de la Commission européenne fournit des réponses aux questions fréquemment posées sur le CTR
Redevances
Les redevances et taxes liées aux demandes d’essais cliniques sont dues conformément à la loi de financement de l’AFMPS de 2022.
- Pour les essais cliniques non commerciaux, une exemption de redevance (zero fee ou tarif zéro) est appliquée en Belgique.
- Pour les essais cliniques commerciaux, des informations détaillées sur les redevances applicables sont disponibles sur la page « Recherche et développement ».
Facturation
Les redevances ne sont exigibles qu’après l’émission d’une facture par l’AFMPS.
Les factures sont adressées exclusivement au promoteur.
Chaque facture reprend les informations pertinentes relatives à l’essai clinique, notamment :
- le numéro de l’essai clinique ;
- le numéro d’identification de la demande (ID) ;
- le promoteur et le représentant légal désigné ;
- le type de demande ;
- la date de soumission ;
- les redevances applicables.
Exonération de redevance en cas de nouvelle soumission due à des problèmes techniques dans CTIS
À partir du 1e janvier 2026, aucune redevance ne sera facturée aux promoteurs pour l’évaluation de la sécurité dans le cadre du Règlement relatif aux essais cliniques, ni pour l’évaluation par le comité d’éthique, lorsqu’une demande d’essai clinique doit être soumise à nouveau en raison de problèmes techniques survenus dans le Clinical Trials Information System.
Cette disposition s’applique à condition que ces problèmes techniques soient survenus après la validation de la demande initiale.
Après la resoumission de la demande, demandez l’exonération de la redevance en envoyant un e-mail à ct.rd@afmps.be avec pour objet :
« xxxx-xxxxxx-xx-xx_resubmission_invoice_exemption ».
L’e-mail doit contenir les informations suivantes :
- le numéro d’identification de la demande (application ID) ;
- une déclaration de confirmation attestant que le dossier resoumis est identique au dossier initial après validation (en mentionnant le numéro EU CT, le numéro d’identification de la demande et la date de soumission de la demande initiale), sans modification substantielle, non-substantielle ou typographique. Seuls les éléments strictement nécessaires à la nouvelle soumission, tels que les numéros d’étude, les numéros de version et les dates, peuvent être adaptés ;
- la preuve que la resoumission est la conséquence de problèmes techniques dans le CTIS, par exemple une documentation démontrant que la demande initiale a été annulée ou retirée à la demande de l’EMA, accompagnée du ticket EMA correspondant, mentionnant le numéro EU CT, le numéro d’identification de la demande et la date de soumission, et confirmant le problème technique.
Les demandes soumises à nouveau sont traitées de la même manière que les demandes initiales. Cela signifie qu’une demande d’informations complémentaires (request for information, RFI) sera à nouveau être émise et que les réponses devront à nouveau être soumises. Cela dépendra bien sûr du moment précis où le problème technique surviendra au cours de la procédure de soumission.
Cette mesure d’exonération ne s’applique pas :
- aux problèmes techniques survenus avant la validation, étant donné que la demande initiale n’est alors pas facturée ;
- à la redevance GCP : celle‑ci étant facturée uniquement pour les demandes initiales autorisées en Belgique, elle n’est jamais facturée pour une demande expirée ou retirée. Par conséquent, cette redevance sera facturée lors de la nouvelle soumission lorsqu’il s’agit d’une demande initiale autorisée en Belgique.
Contact
Division Recherche et Développement