Activités de minimisation des risques (RMA) : précisions à l’attention des titulaires d’autorisation sur la circulaire n° 635

Date: 14/12/2020

La circulaire n° 635 du 4 mai 2018 détaille la procédure d’approbation des activités de minimisation des risques (RMA). Certains passages de cette circulaire peuvent être mal interprétés et certains cas particuliers n’ont pas été envisagés. L’AFMPS souhaite donc apporter des précisions dans le cas d’un matériel RMA inclus dans l’emballage du médicament et dans le cas d’un matériel RMA ajouté/modifié pour un médicament déjà commercialisé.

Délai de mise en œuvre : règle de base

La mise en œuvre du RMA doit se faire dans les 90 jours suivant la date d’approbation, à moins que le ministre ou son délégué ne fixe un autre délai.

Allongement du délai

Un délai plus long peut être nécessaire aux firmes pharmaceutiques dans le cas particulier où le matériel RMA approuvé consiste en du matériel inclus dans l’emballage du médicament (par exemple, une carte pour le patient insérée dans la boîte ou attachée à la boîte du médicament).

Pour permettre cette mise en œuvre dans un délai raisonnable qui ne soit pas non plus trop long, l’AFMPS a décidé que ce délai pourrait être calqué sur le délai légal de six mois prévu pour la mise en place de nouvelles notices, conformément à l’article 35, § 4, de l’arrêté royal du 14 décembre 2016.

Cette dérogation implique que le QP (Qualified person – GMP) ne procèdera plus à la libération de lots sans RMA ou avec une ancienne version des RMA, au-delà de six mois après la date d’approbation du RMA ou la date fixée par le ministre ou son délégué.

Cette mesure permet également de garantir la concordance entre les informations du matériel RMA et celles de la notice contenus dans l’emballage.

Ajout de matériel RMA après commercialisation : rectification d’une interprétation erronée de la circulaire

Dans le cas d’un médicament déjà commercialisé pour lequel du matériel RMA est ajouté après sa commercialisation, la circulaire n’indique pas de délai de soumission du dossier RMA, ni de délai de mise en œuvre du matériel RMA qui sera approuvé.

Le RMA doit être introduit dans les délais impartis et suivant les modalités convenues. En cas de non-respect, la commercialisation du médicament risque d’être suspendue. Le matériel RMA doit toujours être approuvé avant sa diffusion.

Afin de limiter le délai entre la décision d’ajouter du matériel RMA et sa mise en œuvre, l’AFMPS demande que ce matériel RMA soit mis en place au plus tard six mois après la décision d’ajout, à moins qu’un autre délai ne soit précisé par les autorités.

Modifications de la circulaire

1. Rubrique « 1. Procédure d’approbation » : introduction

L’introduction de la rubrique « 1. Procédure d’approbation » est complétée par un troisième alinéa, rédigé comme suit (le texte ajouté est indiqué en gras) :

Le dossier RMA doit être :

  • introduit après l’attribution de l’AMM ou bien à partir du moment où le Comité pour les médicaments à usage humain (CHMP) de l’Agence Européenne des médicaments (EMA) a rendu un avis positif dans la procédure d’évaluation ;
  • approuvé avant la commercialisation sauf s’il s’agit d’une modification d’un programme RMA déjà existant ou de l’ajout d’un programme RMA alors que le médicament est déjà commercialisé.

En cas de variations qui ont un impact sur le matériel RMA, la demande de mise à jour du matériel doit être introduite soit conformément au délai précisé par les autorités, soit, si aucun délai n’est précisé, au plus tard dans les six mois suivant l’approbation de ces variations.

En cas d’ajout de matériel RMA à un médicament déjà commercialisé sans RMA, la mise en œuvre du matériel RMA doit se faire soit conformément au délai précisé par les autorités, soit, si aucun délai n’est précisé, au plus tard dans les six mois suivant la décision d’ajouter du matériel RMA.
Afin de respecter ce délai de mise en œuvre, le titulaire de l’AMM doit introduire la demande d’approbation du matériel le plus tôt possible, tenant compte des délais inhérents à la procédure d’approbation des RMA.
Nous rappelons que le matériel RMA doit obligatoirement être approuvé avant sa diffusion.

2. Rubrique « 1. Procédure d’approbation » : point « f) Mise en œuvre »

Dans le point f), l’alinéa 1er est complété et un deuxième alinéa est inséré comme suit (le texte ajouté est indiqué en gras) :

Les RMA approuvées doivent être mises en œuvre :

  • Soit au moment de la mise sur le marché du médicament lorsqu’elles sont imposées lors de l’octroi de l’AMM
  • Soit dans un délai de 90 jours suivant la date d’approbation lorsqu’elles sont imposées après l’octroi de l’AMM ou en cas d’ajout de RMA ou de modification ultérieure d’un dossier RMA déjà approuvé, à moins que le ministre ou son délégué ne fixe un autre délai.
  • Dans le cas très particulier où le RMA est inclus dans le packaging, sa mise en œuvre sera calquée sur la réglementation relative à la mise en place de nouvelles notices (art 35, § 4, de l’AR du 14.12.2006). Ceci implique que le QP ne procèdera plus à une libération de lots sans RMA ou avec l’ancienne version des RMA au-delà de six mois après la date d’approbation ou la date fixée par le ministre ou son délégué.

Si le dossier RMA n’a pas été soumis dans les délais impartis ou si la procédure d’approbation n’a pas abouti à une approbation du matériel, la commercialisation du médicament pourra être suspendue.

Le titulaire d’AMM est responsable de la mise en œuvre des RMA et de leur concordance avec le dossier approuvé.

Plus d’informations
rma@afmps.be

 

Dernière mise à jour le 14/12/2020